A rotina das empresas depende do controle de estoques. A gestão de recursos influencia diretamente a disponibilidade de produtos e insumos e a continuidade das operações. No entanto, muitas organizações ainda têm dificuldade em realizar esse gerenciamento, como mostra pesquisa da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP).
O estudo revela que o percentual de empresas do comércio varejista que declararam estoques abaixo do adequado atingiu 23,2% em janeiro deste ano, o maior patamar da série histórica. O índice superou o grupo que relatou estoques acima do nível considerado ideal, que chegou a 20,9%.
Quando os estoques estão fora do nível esperado, as empresas podem enfrentar consequências como excesso de mercadorias, custos maiores de armazenagem e capital de giro parado. Por outro lado, uma operação mais organizada contribui para reduzir custos, melhorar o fluxo de entradas e saídas e definir com mais precisão o volume ideal de compras, conforme afirma o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae).
A instituição destaca que métodos apoiados em tecnologia ajudam a otimizar esse acompanhamento. Um exemplo disso são os sistemas de gestão empresarial, conhecidos como Enterprise Resource Planning (ERP).
Ao explicar para que serve o sistema ERP, o Sebrae aponta que a tecnologia integra diferentes setores do negócio, reunindo informações de áreas como produção, compras, financeiro, contabilidade e estoque em um único ambiente.
Os processos automatizados permitem acompanhar o histórico de movimentações e consultar a posição dos produtos de forma instantânea, mantendo maior conformidade entre registros e estoque físico. Contudo, destaca que, embora pareça algo trivial, o conhecimento da quantidade correta em estoque é visto por muitas empresas como um grande desafio.
Segundo o engenheiro e sócio da Nomus, Thiago Leão, entre os erros humanos mais comuns no controle de estoque estão os registros manuais incorretos, baixas esquecidas, lançamentos duplicados, divergências entre estoque físico e sistema e falta de rastreabilidade dos materiais.
“Ao migrar para um ERP integrado, a indústria conecta estoque, compras, vendas, produção e expedição, reduzindo falhas e retrabalho”, afirma. Ele acrescenta que a visibilidade em tempo real ajuda empresas a evitar excesso ou falta de insumos, reduzir o capital parado e tomar decisões financeiras e operacionais com maior segurança.
Planilha de controle de estoque automatizada reduz falhas operacionais
Além dos sistemas integrados, outras tecnologias podem ser usadas na gestão de produtos e insumos, como uma planilha de controle de estoque automatizada. De acordo com a Serasa Experian, quando ela é realizada manualmente, há maior risco de erros no preenchimento de informações.
Destacando que sistemas digitais fazem com que o registro de dados seja mais preciso e rápido, a Serasa complementa que a tecnologia reduz o tempo gasto com tarefas operacionais e permite que equipes direcionem esforços para outras atividades.
Outro benefício apontado pela Serasa está relacionado à segurança dos dados. Informações registradas digitalmente contam com menor risco de perda, além de permitirem controle mais rigoroso sobre quem pode acessá-las, reduzindo problemas comuns em processos baseados em anotações físicas ou registros descentralizados.
IA amplia previsibilidade e eficiência
De acordo com a Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL), a Inteligência Artificial (IA) também pode contribuir para tornar a gestão de estoques mais econômica, assertiva e alinhada à demanda real.
Por meio de algoritmos de aprendizado de máquina e análise preditiva, a tecnologia cruza dados como histórico de vendas, sazonalidade, campanhas promocionais e fatores externos, como clima e eventos, para indicar o momento mais adequado para reposição e o volume necessário de produtos.
Segundo a confederação, esse monitoramento ajuda empresas a manter estoques mais equilibrados, reduzindo rupturas sem gerar excesso de mercadorias. Em negócios menores, como mercados de bairro e pequenas lojas, a tecnologia também amplia a capacidade de prever demandas sem exigir estruturas complexas e equipe técnica dedicada.
A CNDL reforça, ainda, que a IA pode ser integrada com sistemas ERP e ferramentas de gestão, além de citar um estudo da McKinsey segundo o qual empresas que combinam reposição tradicional com inteligência preditiva podem reduzir em até 50% o capital imobilizado. Isso significa menos recursos financeiros comprometidos com mercadorias sem giro e maior flexibilidade para investir em estratégias comerciais.
