Governo Federal exige uma série de documentos para casos de fiscalização, sendo um requisito fundamental para a legalização do negócio
O processo burocrático de abertura de uma empresa pode ser simples, mas todo empresário precisa se manter atento às exigências do Governo Federal para manter seu negócio sempre limpo e legalizado. Um dos requisitos mais básicos está relacionado à documentação corporativa, sendo necessário ter uma papelada específica de prontidão para casos de fiscalização.
Contudo, não basta apenas ter os documentos em mãos para se safar de possíveis complicações com a lei. Grande parte dessa documentação precisa ser atualizada periodicamente – algumas em casos excepcionais, mas outras como parte da rotina corporativa. Confira quais documentos são essenciais e entenda a função de cada um deles:
Alvará de localização e funcionamento
O alvará de localização e funcionamento é um documento que comprova que aquele CNPJ está autorizado a exercer atividades profissionais dentro do município em questão. Cada cidade costuma trazer suas próprias regras, e, para isso, torna-se necessário solicitar a autorização diretamente com a prefeitura local.
Esse é um dos primeiros documentos emitidos em nome da empresa e, geralmente, já é solicitado automaticamente após a abertura do CNPJ. Contudo, os empresários precisam ficar atentos ao prazo de validade, pois é necessário renová-lo a cada um ou dois anos.
Inscrição estadual e municipal
Ao passar por todo o processo de abertura, a empresa automaticamente recebe um número de inscrição estadual e municipal. Esse cadastro é de extrema importância para um negócio, pois é através dele que o governo recolhe o Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Já as empresas do ramo de serviços precisam pagar o Imposto Sobre Circulação de Serviços (ISS), que utiliza o mesmo tipo de documento. Sem a inscrição estadual em mãos, não é possível emitir notas fiscais e, por consequência, qualquer atividade profissional se torna ilegal.
eSocial
A plataforma eSocial é utilizada pelo governo para compilar as informações relacionadas às contratações das empresas de todo o país. Sempre que um novo funcionário é contratado, a corporação precisa registrar todo o procedimento nesse banco de dados, além de manter todos os dados do seu quadro de colaboradores atualizados.
Todos os anos, a empresa deve atualizar dados relacionados a salários, benefícios e tributação de todos os seus funcionários na plataforma. Outras informações também precisam ser registradas, como qualquer tipo de processo trabalhista no eSocial, por exemplo. A medida é utilizada como forma de fiscalização, a fim de evitar uma possível sonegação de impostos.