Estrutura de Videoconferência – o que fazer quando ela se torna obsoleta?

Até há pouco tempo, a melhor forma de obter uma solução de videoconferência profissional, de alta qualidade, era por meio de uma infraestrutura completa de videoconferência, com MCU´s (unidade de controle multiponto), Gatekeepers, Firewall Transversal, etc. O valor de aquisição, gerenciamento, suporte e atualização de software desta infraestrutura foi, simplesmente, aceito como parte dos custos de um negócio. No entanto, este cenário está mudando. As vendas de infraestrutura de videoconferência diminuíram nos últimos anos e há várias razões para isso, como:

· Aumento de força de trabalho distribuída – À medida em que mais funcionários passaram a trabalhar remotamente, um número maior de ferramentas foi necessário para que o ambiente corporativo pudesse ser acessível e reproduzido em qualquer momento e local.

· Necessidade crescente de interoperabilidade – As empresas, cada vez mais, padronizam soluções, como, por exemplo, o Microsoft Teams, e descobrem que seus sistemas tradicionais de videoconferência estavam isolados.

· Tendência de Cloud – As empresas estão migrando suas aplicações e dados para a nuvem, a fim de ganhar escalabilidade, inovação e a proteção do futuro de seus investimentos, bem como capitalizar os investimentos em Opex versus Capex.

As soluções baseadas em infraestrutura de videoconferência “on premises” não são a melhor resposta para a maioria das implantações de videoconferência. Os serviços em nuvem desempenham este papel, com ganhos em investimentos, qualidade e economia de dinheiro e tempo.

Quando há qualquer notificação sobre o fim da vida útil de alguns dos componentes críticos, que compõem a infraestrutura de videoconferência, é necessário decidir sobre a melhor estratégia de migração da solução para evitar um sistema com problemas e desatualizado.

Existem, hoje, várias alternativas capazes de proteger os investimentos, oferecendo todos os benefícios de uma videoconferência de ponta. Mudar para um serviço na nuvem é uma dessas possibilidades. Com esse tipo de serviço por assinatura, é possível integrar os endpoints existentes de qualquer fabricante, direto na nuvem, e com um investimento inicial diluído ao longo do tempo e, ainda mais atenuado, na medida em que torna possível economizar com os custos de manutenção anual que uma infraestrutura ‘on premises’ demanda. Outra importante vantagem é que o serviço é sempre atualizado e mantido pelo provedor, reduzindo, ainda, as atividades do time de suporte técnico com requisições sobre videoconferência.

O serviço de videoconferência baseado em nuvem pode ajudar no melhor aproveitamento da infraestrutura existente:

· Segurança – É imprescindível proteger o tráfego de mídia por meio de um firewall corporativo com criptografia e outros recursos de segurança;

· Escalabilidade – À medida em que uma empresa aumenta seu escopo de atuação e de negócios, um serviço na nuvem pode, tranquilamente, acompanhar esse crescimento. Não há necessidade de implementar hardwares ou portas adicionais. Basta a aquisição de um serviço que permita integração de sistemas on premises ao serviços na nuvem.

· Interoperável – É importante que sistemas se comuniquem, de forma transparente, com outros sistemas, sejam eles semelhantes ou não. A videoconferência na nuvem conecta pessoas em diferentes plataformas, a partir da infraestrutura instalada.

· Qualidade – Com o serviço adequado, não há problemas relacionados à perda de pacote de áudio e vídeo. É essencial buscar por um provedor que conte com uma rede global dedicada, exclusivamente, às videoconferências, a fim de que as chamadas não concorram com o tráfego de outras mídias.

· Flexibilidade – os serviços de videoconferência em nuvem permitem que os funcionários conversem com qualquer pessoa, em qualquer dispositivo e de qualquer local – seja por meio de um desktop, tablet ou smartphone.

· Facilidade de implementação – os terminais de vídeo podem ser configurados, a partir de um serviço de nuvem em questão de minutos, por meio de um processo de registro automatizado.

É importante pesquisar e selecionar, cuidadosamente, a melhor solução de videoconferência para um determinado negócio, sem deixar de lado um passo extremamente crítico, a implementação. Direcionar sua usabilidade junto ao público interno nem sempre é fácil, mas com um planejamento proativo, você pode aproveitar ao máximo seus investimentos em pouco tempo. Por esse motivo, é fundamental:

Planejar a implementação da solução – as soluções de vídeo em nuvem podem ser executadas de forma simultânea ao sistema ‘on premises’ existente. Assim, é possível implantar, facilmente, um novo serviço, em fases, sem riscos de inatividade.

Oferecer os treinamentos e guias corretos – É preciso programar os treinamentos, tendo como base o cronograma de migração, de forma a evitar dúvidas junto ao usuário final. Além disso, deve-se considerar o uso de vários canais de comunicação para alcançar a totalidade dos colaboradores.

Encontrar e capacitar os multiplicadores – O indicado é trabalhar com os líderes, em seus respectivos departamentos, para impulsionar a adoção da solução pelos respectivos times, considerando casos de uso específicos, baseado nas características de cada área. Por exemplo, destacando para uma equipe de vendas como a solução de videoconferência pode ajudar nos acordos de negócios e alinhamentos de propostas com mais rapidez ou demonstrando para o RH a importância do uso do sistema de vídeo para entrevistas remotas, eventos corporativos, contato com colaboradores ou reuniões gerais.

Criar uma cultura de videoconferência na empresa – É essencial começar a disseminá-la trabalhando, primeiramente, com a equipe de gerenciamento, lideranças e defensores da organização para tornar a solução um elemento comum das comunicações diárias. Se os líderes não usarem as soluções de videoconferências, ninguém mais usará.

Monitorar as tendências de uso – Usar ferramentas de análise, de maneira proativa, pode facilitar o entendimento das tendências da empresa, ampliar seu uso e garantir o máximo de seus serviços.

Quando é a melhor hora para tomar uma decisão? Agora. Se a infraestrutura de uma organização estiver em fim de vida útil, é preciso planejar a estratégia de migração o mais rápido possível para evitar a degradação do serviço no futuro. As soluções em nuvem podem ajudar você a proteger seus investimentos em infraestrutura de videoconferência, reduzir os custos gerais e manter seus usuários satisfeitos.