A utilização de assinaturas digitais deixou de ser novidade e começou a aparecer em grande
número no dia a dia das empresas de todo o país, especialmente depois da adoção do trabalho
remoto. Esta nova tecnologia traz grande comodidade para o trabalho, facilitando a assinatura
de contratos com clientes ou qualquer outro documento da empresa.
O fato é que a tecnologia trouxe melhorias de agilidade e eficiência não só nos negócios, mas
em todas as áreas de nossas vidas. Neste artigo, vamos mostrar como pode assinar os seus
documentos online para agilizar os processos e reduzir os custos da sua empresa.
O conceito
As assinaturas digitais vieram substituir as assinaturas feitas com papel e caneta. Em uma era
em que se fala de sustentabilidade e se abre as portas a novos modelos de trabalho (híbrido e
remoto), as empresas são obrigadas a se digitalizar para continuarem a ser competitivas. A
tecnologia ajudou as empresas a migrarem os seus processos para o digital, nomeadamente o
gerenciamento de contratos. A assinatura eletrônica nada mais é do que a reprodução da sua
rubrica em formato digital. Ao contrário do que muitos pensam, esta nova tecnologia é bem
mais segura do que a versão tradicional. Para esta ser considerada válida, é necessário usar
um código combinado entre o remetente e o destinatário para permitir o acesso ou desbloquear
as informações disponíveis online. Isso pode ser feito por meio de SMS, certificados digitais ou
SSO, entre outras possibilidades.
Legalidade
As assinaturas eletrônicas são legais no Brasil. Devido ao aumento do uso das mesmas, a
Presidência da República aprovou a lei 14.063/2020 validando o uso de assinaturas
eletrônicas.
Esta lei classifica as assinaturas eletrônicas em 3 nível (simples, avançada e qualificada),
dependendo do grau de complexidade do documento em questão. A assinatura simples é
usada em documentos que não contém informações sigilosas e permite uma autentificação
mais simplificada do signatário. Abrange documentos como consultas médicas e contratos de
prestações de serviços. As assinaturas avançadas e qualificadas exigem o uso de um
certificado digital para que o documento seja considerado válido.
Como assinar seu documento PDF
Hoje existem muitas plataformas que permitem a assinatura de documentos digitais. Nós
recomendamos o Smallpdf por ser uma plataforma online, gratuita e fácil de usar. Assim que
chega ao site deles, clique na ferramenta Assinar PDF e siga nosso tutorial
1. Escolha o arquivo PDF que precisa de assinar e solte-o na caixa da ferramenta.
2. Agora chegou a hora de assinar. Para o fazer, você pode desenhar diretamente no site
com seu mouse, digitar no teclado, ou fazer upload de uma fotografia da sua assinatura.
3. Arraste a imagem da sua assinatura até ao espaço destinado para ela.
4. Se for necessário, pode ainda pedir a assinatura de outras pessoas. Clique em
“Convidar os Signatários” para que outras pessoas possam ter acesso ao seu
documento e assiná-lo.
5. Por último, clique em “Finalizar e assinar” e faça o download do seu arquivo.
O eSign deles cumpre a ISO 27001 e os padrões legais eIDAS para assinaturas eletrônicas
simples (SES). Cada documento fica nos servidores do site durante 14 dias, tempo suficiente
para todas as pessoas poderem assinar.
Como você percebeu, as assinaturas eletrônicas são legais e podem ser seu maior aliado em
agilizar processos em sua empresa. Caso tenha alguma dúvida sobre esse procedimento,
deixe o seu comentário!