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Foto: Divulgação

Conhecer as etapas do processo de Gestão Documental dentro do contrato que está sendo executado pela Empresa Gráfica da Bahia (Egba) para a Secretaria da Educação do Estado. Esse foi o propósito da visita à empresa, nesta quinta-feira (4), do secretário da pasta, Jerônimo Rodrigues, acompanhado de dirigentes e gestores responsáveis pelo projeto.

Na Egba, o secretário foi recebido pelo diretor-geral em exercício da empresa, Marcos Emílio Barbosa, que o levou para conhecer o galpão onde é realizado o trabalho de gestão documental. Rodrigues teve a oportunidade de acompanhar o que já está sendo executado com os protocolos de alunos entregues nesta semana, como a preparação do material para digitalização e a própria digitalização.

Atento a cada etapa, o secretário fez muitas perguntas sobre o serviço, percorreu os andares e corredores das estantes da guarda de documentos e, no auditório da Egba, conheceu o sistema informatizado que trata, armazena e prepara o banco de dados com os arquivos, após a fase de digitalização, para ser entregue ao cliente.

O secretário também viu imagens das áreas de galpão da Egba destinadas ao serviço de Gestão Documental e se mostrou surpreso com o tamanho das instalações, bem como com o volume de documentos sob a guarda da empresa.

Até o momento, já foram entregues à Egba, pela Secretaria da Educação, 210 caixas com protocolos de alunos do Colégio Estadual Presidente Getúlio Vargas, onde o grupo esteve no início da semana celebrando o início do contrato. Esses arquivos que estão em tratamento incluem material do extinto Colégio Estadual Carneiro Ribeiro.

A guarda adequada dos documentos originais e a conversão destes em arquivos digitais vão facilitar em grande escala as consultas aos históricos escolares de alunos e ex-alunos. E têm grande importância no que tange à preservação da memória escolar.

Fonte: Ascom/Egba

Luana Marinho

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Redação
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